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 文件銷毀時應組織編制“文件控制程序”，規定：

      (1)文件發布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的;

      (2)必要時對文件進行評審與更新，並再次批準;

      (3)確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別;

      (4)確保在使用處可獲得適用文件的有關版本;

      (5)確保文件保持清晰、易於識別;

      (6)確保外來文件得到識別，並控制其分發;

      (7)防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當的標識。

      文件控制的主要目的是為了控制文件的有效性。